Dein Einstieg in die Schulfotografie
In Deutschland fiebern jährlich rund 750.000 Kinder sehnsüchtig dem Tag ihrer Einschulung entgegen. Sowohl für die erwartungsvollen Schulanfänger als auch für deren stolze Familien ist dieser Tag etwas ganz Besonderes und wird immer mehr zum Event. Deshalb wünschen sie sich Erinnerungsfotos, die auch noch nach Jahren mit Freude auf Familienfesten gezeigt werden.
Aufgrund der Vielzahl der Grundschulen ist die Akquise in diesem Bereich verhältnismäßig leicht. Besonders für Fotografen, die noch keine Schulen fotografiert haben, ist es eine gute Möglichkeit, sich den Weg in die lukrative Schulfotografie zu eröffnen.
In zehn Schritten zum Erfolg
Zusammenfassung
Du fotografierst die Einschulung, überträgst die bearbeiteten Fotos in deinen Onlineshop bei fotograf.de und bestimmst die Preise. Die Eltern kaufen und bezahlen die Fotos direkt online. Dabei übernimmt fotograf.de mit seinen Partnerlaboren die Produktion und den Versand der Fotoprodukte. Optimaler Datenschutz wird dabei durch unsere QR-Code-Technik garantiert.
Teil 1: Vorbereitung
Akquise – So gewinnst du Schulen
Um Aufträge zu gewinnen, solltest du idealerweise vor den Sommerferien mit der Akquise beginnen. Dann hat die Schule genügend Vorlauf, die Eltern zu informieren. Es ist aber auch möglich, kurzfristig gebucht zu werden. Für gewöhnlich sind die Sekretariate eine Woche vor Beginn des neuen Schuljahres wieder besetzt. Wer also vor den Sommerferien noch keinen Auftrag gewinnen konnte, kann sich in dieser Woche als Fotograf bei der Schule vorstellen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Kontakt zur Schule herzustellen. Einige Fotografen rufen zum Beispiel im Sekretariat an, um einen Termin auszumachen oder stellen sich persönlich vor.
Überzeuge Sekretariat und Elternvertreter von dir
Das Sekretariat und die Elternvertreter sind deine wichtigsten Ansprechpartner. Denn sie musst du mit deinem Angebot überzeugen. Du solltest zum Termin im Sekretariat oder zum Elternabend daher eine Mappe mit ansprechenden Kinderporträts mitnehmen, idealerweise aus den Altersgruppen von Grundschul- oder größeren Kindergartenkindern. Nicht selten wird ein Fotograf ausgewählt, weil den Entscheidern beispielsweise der Studiohintergrund und die Accessoires gut gefallen. Zeige am besten auch Fotos, die „on location“ entstanden sind. Viele Fotografen fotografieren die Kinder zum Beispiel vor der Tafel im Klassenzimmer.
Argumente: Ziel ist es, die Schule davon zu überzeugen, dich als Fotografen zu engagieren. Neben deiner Persönlichkeit und deiner Professionalität gibt es weitere Argumente die für dich sprechen, insbesondere wenn du das Onlineshopsystem von fotograf.de einsetzt:
Weder der Schule noch den Lehrern entstehen Kosten.
Es findet kein Verkauf vor Ort statt, wodurch die Einschulung ihren ursprünglichen Charme behält und nicht als Verkaufsveranstaltung endet.
Sekretariat und Lehrer müssen weder Mappen verkaufen noch Geld einsammeln.
Du hältst den wichtigen Moment der Erstklässler in einmaligen und professionellen Fotos fest.
Durch die flexible Bestellmöglichkeit bereitest du den Eltern eine große Freude.
Sicherheit und Privatsphäre: Mit dem Einsatz der QR-Code-Technik kannst du der Schule und später auch den Eltern der Erstklässler optimalen Datenschutz garantieren: Die Eltern sehen bei der Bildauswahl ausschließlich die Fotos der eigenen Kinder.
Ablaufplanung
Der Ablauf und die Vorstellungen sind von Schule zu Schule unterschiedlich. Beim Termin mit dem Sekretariat solltest du unbedingt abstimmen, wo und wann du fotografieren kannst. Einige Fotografen bieten an, die Erstklässler während ihrer ersten Schulstunde zu fotografieren. Das muss allerdings vorab mit der Schulleitung und den Klassenlehrern abgesprochen werden. Fotos, die häufig angeboten werden, sind:
Klassenfotos: Alle Schüler einer Klasse an ihrem ersten Schultag samt Klassenlehrer als Gruppe fotografiert – im Klassenzimmer oder im Freien. Die Fotos sind der Klassiker der Schulfotografie und für die Schulanfänger später eine wertvolle Erinnerung.
Einzelporträts mit Schultüte: Bei kleinen Schulen ist es möglich, Porträts und Ganzkörperaufnahmen mit Schultüte und Ranzen direkt am Tag der Einschulung zu machen. Bei vielen Schulen werden die Einzelporträts häufig zum Schulbeginn angeboten, zum Beispiel am dritten Schultag oder eine Woche später. Die Eltern werden dann informiert, ihren Kindern das selbe Outfit anzuziehen und die Schultüte mitzubringen.
Überreichung der Schultüte: In einigen Schulen bekommen die Erstklässler während der Feierstunde ihre Schultüte überreicht – ähnlich wie die Zeugnisübergabe bei einer Abschlussfeier.
Einzelporträts im Klassenzimmer: Um die Atmosphäre im Klassenraum einzufangen, fotografieren einige Fotografen die Kinder einzeln in der Klasse an ihrem Tisch während ihrer ersten Schulstunde.
Familienfotos: Familienfotos am Tag der Einschulung können sich rentieren, das Shooting ist aber erfahrungsgemäß eine echte Herausforderung. Denn die Familienmitglieder im Studio zu positionieren ist zeitaufwendig und Eltern warten selten lange.
Tipp: Wenn du ein Familienshooting anbietest, solltest du die Eltern schon frühzeitig darüber informieren. Mit einem Online-Terminplanungstool (z.B. calendly.com) können sich die Eltern ganz einfach einen Termin für das Familienshooting aussuchen. Das gibt Ihnen Planungssicherheit. Bitte das Sekretariat, den Eltern den Link zum Terminplanungstool in einem Informationsschreiben oder per E-Mail weiterzugeben.
Reportagefotos: Einige Einschulungen beginnen in der Kirche, andere feiern die Einschulung in der Aula. Häufig gibt es Programmpunkte mit den älteren Schülern. Die meisten Eltern werden hierbei mit fotografieren und weniger Fotos bestellen. Ein paar Reportagefotos schaden allerdings nicht.
Auftrag anlegen
Je nachdem, wie umfangreich der Fototag wird, solltest du rechtzeitig folgende Dinge erledigen:
Lege einen neuen Auftrag in deinem Admin-Bereich bei fotograf.de an, generiere und drucke die Kennwortkarten mit QR-Codes. Durch das QR-Tagging ist sichergestellt, dass nur die Eltern Zugriff auf die Fotos haben.
Accessoires für die Aufnahmen bereitlegen. Anregungen findest du zum Beispiel bei Fancy Posh, Deko Wörner oder Erdbeerdrops.
Teil 2: Fototag
Vorbereitung und Kommunikation vor Ort
Vor Ort ist die Zeit oft knapp bemessen. Folgendes solltest du nicht vergessen:
In vielen Bundesländern beginnen Einschulungsfeiern Samstag Vormittags ab 9 Uhr. Wenn du Familienfotos anbietest, solltest du genügend Zeit einplanen, um deine Fotoecke aufzubauen. Der Hausmeister kann dir dabei helfen, eine gute Location zu finden – solltest du vor verschlossener Türe stehen, ist seine Mobilnummer Gold wert.
Ein Assistent könnte dabei helfen, Termine mit den Familien zu vereinbaren. Hast du ein naheliegendes Studio, kannst du die Eltern im Laufe des Tages oder der nächsten Woche auch zu einem persönlichen Shooting einladen.
Es ist wichtig, dass die Eltern wissen, wo und wie sie Fotos von ihren Kindern bestellen können. Gib ihnen daher die Kennwortkarten möglichst persönlich mit.
Die Einschulung eignet sich, um mit den Lehrern zu sprechen und sich als Schulfotograf vorzustellen. Top Argument: Die Schule muss keine Mappen verkaufen und kein Geld einsammeln.
Klassenfotos und Einzelporträts
Welche Fotos du am Tag der Einschulung anbietest, hängt davon ab, was vorab mit der Schule vereinbart wurde und wie groß die Schule ist. Unter dem Punkt „Ablaufplanung“ haben wir beschrieben, welche Möglichkeiten bestehen. Das Herzstück der Einschulung sind jedoch die Klassenfotos und Einzelporträts, wobei letztere auch häufig zu einem späteren Zeitpunkt angeboten werden.
Klassenfotos
Die Klassenfotos sind wichtig – wer erinnert sich nicht gerne an seine allerersten Schulkameraden zurück. Auch wenn die Zeit knapp bemessen ist: Klassenfotos sind ein Muss. Da alle Kinder darauf zu sehen sind, sind die Fotos für alle Eltern interessant und werden gern bestellt. Bei gutem Wetter kannst du das Klassenfoto draußen im Schulhof machen. Alternativ in einem Klassenzimmer, das du entsprechend vorbereitet hast. Lasse zum Beispiel die Kinder vor der Tafel in drei Reihen posieren: die hintere Reihe auf Stühlen stehend, die mittlere davor auf dem Boden und die vorderste Reihe kniend. Lehrer oder Lehrerin stehen daneben. Wenn du die Klassenfotos nach der ersten Schulstunde machst, solltest du die Kinder mit den Lehrern an den Eltern vorbei zur entsprechenden Location „schleusen“. Zum einen gibt es häufig Familien, die die Feier zügig verlassen. Diese Kinder würden dann auf dem Klassenfoto fehlen. Zum anderen sind die Kinder stark abgelenkt, wenn die Eltern anwesend sind.
Einzelporträts mit Schultüte
Variante 1: Wenn du die Lehrer auf deiner Seite hast und es nicht zu viele Erstklässler sind, kannst du die Einzelporträts schon während der ersten Unterrichtsstunde aufnehmen. Zum Beispiel direkt am Tisch samt Federmäppchen und Schulranzen oder grüppchenweise in dem Klassenzimmer nebenan. Die Kennwortkarten kannst du den Kindern anschließend mitgeben oder besser noch den Eltern, damit diese von zu Hause aus auf die Fotos ihres Kindes zugreifen und in Ruhe bestellen können.
Variante 2: Hast du mit Schule und Eltern vereinbart, die Erstklässler nach ihrer ersten Unterrichtsstunde zu fotografieren, solltest du die mobile Fotoecke bereits vorab aufbauen. Wie bei den Klassenfotos sollten die Eltern nicht anwesend sein. Hast du die Kinder klassenweise zum Beispiel in die Turnhalle „geschleust“, kannst du Klassenfoto und Einzelporträts kombinieren. Sind es dafür zu viele Kinder, empfehlen wir Variante 3.
Variante 3: Bei größeren Schulen beschränken sich viele Fotografen am Tag der Einschulung auf Klassen- und Reportagefotos. Die Einzelporträts mit den Schultüten machen sie dann zu einem späteren Zeitpunkt, beispielsweise am dritten Schultag oder eine Woche danach. Es ist wichtig, dass die Eltern darüber informiert werden, dass die Kinder ihre Schultüte zu diesem Termin wieder mitbringen müssen. Idealerweise nutzt du die darauffolgenden Tage, um die restlichen Klassen der Schule zu fotografieren – selbstverständlich in Absprache mit Lehrern und Sekretariat.
QR-Tagging
Damit die Eltern im Onlineshop nur die Porträts ihrer eigenen Kinder sehen und bestellen können, fotografierst du vor den Einzelporträts immer zuerst die Kennwortkarte des jeweiligen Kindes ab. Die Kennwortkarten gibst du anschließend den Eltern mit, damit sie später ganz bequem und in Ruhe ihre Lieblingsbilder bestellen können.
Familienfotos
Wann sonst, wenn nicht bei einer Einschulung, versammeln sich so viele Familien an einem Ort. Die Gelegenheit, Familienfotos anzubieten, ist also günstig. Schließlich werden diese gerne bestellt. Das Shooting ist jedoch zeitintensiv und Eltern sind selten bereit, länger als eine halbe Stunde zu warten. Häufig haben sie eine Reservierung in einem Restaurant oder sie möchten die Verwandten auf der Familienfeier nicht warten lassen. Familienfotos sind also eine Herausforderung und sollten gut geplant werden. Sinnvoll ist es, pro Familienshooting mindestens fünf bis zehn Minuten Zeit einzuplanen.
Wie auch bei den Einzelporträts empfehlen wir auch bei Familienfotos, das QR-Tagging einzusetzen. Gehe hierbei am besten folgendermaßen vor:
Fotografiere jede Familie zuerst mit der Kennwortkarte. Hast du zuvor das Kind bereits fotografiert, kannst du die gleiche Kennwortkarte nutzen. Alle darauffolgenden Fotos benötigen keine Kennwortkarte mehr.
Nimm mehrere verschiedene Posen auf, mal mit, mal ohne Accessoires. Das zahlt sich später aus: je mehr Motive, desto mehr Fotos können bestellt werden.
Gib den Eltern anschließend die Kennwortkarte mit. Sie enthält eine Anleitung, wie sie sich in den persönlichen Account online einloggen können.
Teile den Eltern mit, ab wann die Bilder im Shop verfügbar sein werden. Dabei gilt: Je schneller die Bilder online sind, desto glücklicher sind die Eltern – und desto eifriger werden sie bestellen.
Teil 3: Bereitstellung und Verkauf
7. Fotos vorbereiten und hochladen
Um die Fotos möglichst schnell verkaufen zu können, musst du sie zunächst für den Upload vorbereiten. Einen effizienten Workflow erreichst du mit Bildbearbeitungsprogrammen wie z.B. Adobe Lightroom. Damit kannst du die Fotos schnell verwalten und ihnen einen professionellen Look verpassen.
1) Übertragung und Auswahl: Übertrage und sichere die Fotos in deiner Fotoverwaltung und sortiere bereits hier nach Einzel- und Gruppenfotos. Dies ist für den späteren Upload relevant.
2) Nachbearbeitung: Verpasse den Fotos einen einheitlichen und professionellen Look.
Tipp: In Bildbearbeitungsprogrammen wie Lightroom kannst du dir für deine Fotoserien Einstellungsvorlagen, sogenannte Presets, erstellen. Kleine Anpassungen sind dann schnell erledigt.
Upload
Lade die Fotos nun in den Fotoauftrag hoch. Hier hast du 4 Möglichkeiten:
Easy-Upload
Upload mit Lightroom
Upload über den Browser
Upload per FTP
Standardmäßig kannst du die Bilder immer direkt in deinem Webbrowser, innerhalb der Alben, hochladen. Für stabile Uploads und viele Bilder empfehlen wir jedoch die Verwendung eines unserer verfügbaren Upload-Tools, vorzugsweise Easy Upload.
Achtung: Da Einzel- und Freundschaftsfotos nur für die Eltern der abgebildeten Kinder sichtbar sein sollen, musst du beim Upload zwischen diesen QR-Fotos und den allgemeinen Gruppenfotos unterscheiden.
8. QR-Code-Erkennung und Kennwortaktivierung
Fotografierte QR-Codes werden beim Hochladen automatisch erkannt und farblich hervorgehoben. Führe die folgenden Schritte durch, um die Kennwörter zu aktivieren und die zusammengehörenden Fotos zu verknüpfen:
A) Sortierung überprüfen
Für die Zuordnung von Fotos zu Kennwörtern ist die angezeigte Reihenfolge im Album entscheidend. Nach dem Hochladen solltest du daher zunächst prüfen, ob auf jeden fotografierten QR-Code die dazugehörige Fotoserie des Kindes folgt. Sollte die Sortierung beim Upload durcheinander geraten sein, kannst du die Fotos zum Beispiel nach Aufnahmezeitpunkt oder Dateiname sortieren lassen.
B) QR-Code-Erkennung überprüfen
Stelle anschließend sicher, dass alle QR-Codes erkannt wurden. Bitte beachte, dass die Erkennung der QR-Codes in Einzelfällen mehrere Minuten dauern kann. Sollten danach immer noch QR-Codes fehlen, müssen diese manuell hinzugefügt werden.
C) Kennwörter aktivieren
Schließe die QR-Code-Erkennung ab, indem du auf „Kennwörter aktivieren“ klickst. Die Fotos werden nun fest mit den entsprechenden Kennwörtern verknüpft. Bei Bedarf kannst du die Fotos immer noch verschieben oder Kennwörter anpassen.
9. Auftrag aktivieren
Sobald die Zuordnung erfolgt ist, kannst du den Auftrag aktivieren. Stelle hierfür den Status auf „Verkaufen“. Mit Hilfe der am Anfang eingestellten Kommunikationsprofile werden registrierte Kunden nun automatisch per E-Mail über den Verkaufsstart informiert.
10. Verkauf
Glückwunsch! Du bist nun fertig mit der Arbeit. fotograf.de übernimmt die nächsten Schritte:
Bereitstellung der Fotos im Onlineshop
Rechnungsstellung
Zahlungsabwicklung
Produktion und Versand
Auftrag optimal für den Onlineverkauf einrichten
Kommunikationsprofile
Mit Kommunikationsprofilen hast du die Möglichkeit, deine gesamte Kundenkommunikation zu automatisieren. So kannst du Ereignisse festlegen, bei denen automatisch Nachrichten an ausgewählte Kunden verschickt werden. Potenzielle Käufer erhalten also immer das passende Angebot zur richtigen Zeit. Zu den wichtigsten Ereignissen gehören:
Bilder sind online
Gutschein läuft ab
Fotos werden archiviert
Tipp: Verwende entweder eines unser Kommunikationsprofile oder erstelle deine eigene Vorlage.
Kundendatenbank
Herzstück der Kommunikation via fotograf.de ist die integrierte Kundendatenbank. Die Datenbank ist dein persönliches Customer Relationship Management System und ist automatisch mit deinem Onlineshop, den Kontakt- und Anmeldeformularen verknüpft. Die beste Basis also, um die Eltern zu jeder Zeit mit den richtigen Infos versorgen zu können.
Tipp: Solltest du von der Schule eine E-Mail-Liste der Eltern erhalten haben, kannst du die fehlenden Kontaktdaten vervollständigen. Wichtig ist, dass du die Kontaktdaten dem entsprechenden Kennwort zuordnest.
Produkte auswählen und Preise festlegen
Produktauswahl und Preisgestaltung hast du bei fotograf.de komplett selbst in der Hand. Biete entweder Fotoprodukte an, die du nach der Bestellung selbst produzierst und versendest, oder wähle eines der zahlreichen bei fotograf.de integrierten Partnerlabore. Der Vorteil hierbei: Unsere Partnerlabore versenden die Fotoprodukte direkt an deine Kunden, in neutraler Verpackung. Natürlich kannst du darüber hinaus auch digitale Dateien zum Download anbieten.
Tipp: Biete deinen Kunden mehr als die bewährten Standardprodukte an – gerade bei Schulfotos greifen Eltern (und Großeltern) bereitwillig tiefer in die Tasche.
Sparpakete
Neben Einzelprodukten empfehlen wir dir auf jeden Fall auch Sparpakete anzubieten. Hierbei werden verschiedene Einzelprodukte kombiniert und zu einem günstigeren Festpreis verkauft. Da die Kunden derartige Angebote gewohnt sind, greifen sie in der Regel gern zu. Wir empfehlen drei vielfältige Pakete in der Spanne von 18–80 Euro mit einem Rabatt von bis zu 25 %.
Preisprofile
Nimm dir die Zeit, Preisprofile für wiederkehrende Aufträge zu definieren (z.B. „Einschulungsshooting“). So kannst du in Zukunft einfach darauf zurückgreifen. Zur Orientierung haben wir eine Reihe von Muster-Preisprofilen definiert, die du in deinem Administrationsbereich auswählen und beliebig kopieren und anpassen kannst.