Alles Wichtige rund um unseren Zahlungsanbieter Stripe (DE, AT)

Was ist Stripe?

Stripe ist einer der größten und vertrauenswürdigsten Zahlungsanbieter der Welt und wickelt Zahlungen im Volumen von über 1 Mrd € ab.

In unseren englischsprachigen Märkten arbeiten wir bereits seit einigen Jahren erfolgreich mit Stripe zusammen. Wir haben uns 2023 aufgrund der Zuverlässigkeit, Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit auch in der DACH-Region für eine Partnerschaft mit Stripe entschieden. Stripe ist seitdem unser primärer Zahlungsdienstleister.

Und das sind die Vorteile:

• Verlässlichkeit und Sicherheit eines der größten Zahlungsanbieter der Welt

• Neue Zahlungsmöglichkeiten wie Google/Apple Pay 
• Schnelle Bestätigung und Verarbeitung von Zahlungen, damit deine Bestellungen so schnell wie möglich bearbeitet werden können
• Für mehr Flexibilität: Rückerstattungen an deine Kund:innen können direkt von dir vorgenommen werden
• Bei Stripe handelt es sich zudem um einen DSGVO-konformen Zahlungsanbieter. Detaillierte Informationen findest du im Stripe Privacy Center.

Wie aktiviere ich Stripe?

Wenn du bereits vor unserem Wechsel zu Stripe ein Kunde warst, findest du im Menü Einstellungen (obere Leiste) > Zahlungsarten (linke Leiste) die Möglichkeit, deinen erforderlichen Stripe Account zu erstellen. Als Neukunde findest du einen Hinweis auf deinem Dashboard, uns für die Aktivierung von Stripe telefonisch zu kontaktieren (+4930992969400).

Anschließend klicke auf Verbinden und beginne die Registrierung.  

1. Die Überprüfung der Dokumente, die für die Verifizierung benötigt werden, kann bis zu drei Tagen in Anspruch nehmen. 
2. Um nach der Verifizierung Auszahlungen zu erhalten, verknüpfe dein Bankkonto bitte mit Stripe, dies kannst du bequem in deinen Stripe Einstellungen vornehmen.
   Info: Stripe kann zu einem späteren Zeitpunkt zusätzliche Dokumente zur Überprüfung anfordern, worüber du per E-Mail von Stripe informiert wirst. Welche Dokumente und wann, hängt von mehreren Faktoren wie Zeit, Betrag, Auszahlungshäufigkeit usw. ab.

Welche Dokumente benötige ich, um mein Konto zu verifizieren?

Je nach Geschäftsform benötigst du unterschiedliche Dokumente. Üblicherweise handelt es sich dabei aber um die folgenden Nachweise:

• Identitätsnachweis: Bei Nutzern, die eine juristische Person vertreten, muss es sich um Dokumente einer Person handeln, die das Unternehmen rechtlich vertreten darf.
• Satzung der Gesellschaft: Dokumente, die den rechtmäßigen Namen, die Adresse, die Aktionäre usw. enthalten
• Adressnachweis

Diese Liste kann je nach Land und Rechtsstatus variieren. Im folgenden Hilfe-Artikel von Stripe kannst du mehr über den Prozess erfahren.
 
Wie kann ich eine Änderung meines rechtlichen Status nach der Registrierung angeben?

Wenn du deinen rechtlichen Status von einer Einzelperson zu einer Organisation oder umgekehrt ändern möchtest, kannst du dich direkt an Stripe wenden, um dir dabei helfen zu lassen.

Du behältst dasselbe Konto und alle damit verbundenen Gelder, musst aber entsprechende Prüfungen der Verifizierung durchlaufen, um den Übergang ordnungsgemäß zu vollziehen.

Welche Zahlungsarten stehen mir zur Verfügung?

Momentan unterstützen wir die folgenden Zahlungsarten, weitere werden folgen:

• Kreditkarten (einschließlich Google und Apple Pay)
• Banküberweisung
• Klarna - Jetzt kaufen, später bezahlen
• Lastschrifteinzug
• PayPal (Über die Integration mit deinem eigenen PayPal Business Account möglich)

Du kannst die gewünschten Zahlungsarten ganz nach deinen Wünschen konfigurieren.

Alle Zahlungsarten, die du deinen Kund:innen zur Verfügung stellst, werden im unteren Bereich (Footer) in deinem Onlineshop angezeigt. Auf der Übersicht der Bestellung, kannst du die Zahlungsart des Kunden einsehen, sobald die Zahlung erfolgreich bei dir eingegangen ist.

Unabhängig davon, wann du deinen Auftrag angelegt hast, sind für die Kund:innen immer deine aktuell hinterlegten Zahlungsarten verfügbar.

Wie funktionieren Auszahlungen mit Stripe?

Nachdem eine Bestellung bezahlt wurde und die Bank das Geld freigibt, wird es sofort auf deinem Stripe-Konto verfügbar. Wir ziehen deine Gebühren ab, die direkt bei der Zahlung an GotPhoto gezahlt werden.

Du kannst die Auszahlung direkt in deinem Dashboard anfordern: Klicke auf deinen Benutzernamen > Navigiere im linken Menü  anschließend zu Guthaben und klicke dann auf Auszahlungsanweisung. 

Du hast nun 3 Optionen: 

1. Weise eine Auszahlung an
2. Prüfe vergangene Auszahlungen
3. Sehe mehr Details zu deinem Stripe Guthaben ein und/oder ändere wie Auszahlungen gehandhabt werden sollen.

Du hast die Möglichkeit deinen Auszahlungszyklus (täglich, wöchentlich oder monatlich) selbst in deinem fotograf.de / GotPhoto.at Admin-Bereich anzupassen. Du kannst zwischen einer manuellen und einer automatischen Auszahlung wählen. Wenn du die Option manuelle Auszahlung wählst, kannst du eine vollständige Auszahlung anfordern, sobald ein positiver Kontostand vorhanden ist. Der Mindestbetrag für eine Auszahlung beträgt 1 €. Bei automatischen Auszahlungen hast du die volle Kontrolle über den Auszahlungsplan. Standardmäßig erfolgt die Auszahlung wöchentlich montags. Du kannst jedoch einstellen, dass die Auszahlung monatlich (am dritten Tag) oder wöchentlich (du kannst deinen bevorzugten Werktag für die Auszahlung auswählen) erfolgt. Das Geld sollte innerhalb von drei Werktagen auf dein Bankkonto überwiesen werden. Deine allererste Auszahlung kann aufgrund des Verifizierungsprozesses von Stripe in der Regel ein paar Tage länger dauern. Es gibt keine zusätzlichen Gebühren für die Auszahlung.

Bitte beachte: Deine erste Stripe-Auszahlung erfordert eine zusätzliche interne Verifizierung bei Stripe und dauert daher länger als nachfolgende Auszahlungen. Es kann bis zu 5 Arbeitstage dauern, bis die erste Auszahlung erfolgt. (Da diese Verifizierung ein Stripe-interner Prozess ist, gibt es keinen Handlungsbedarf für dich.)

Wann kann ich meine erste Auszahlung erhalten?
Deine erste Auszahlung ist in der Regel 7 Tage nach dem Hinzufügen deines Bankkontos und deiner ersten erfolgreichen Zahlung auf Stripe verfügbar. Diese Verzögerung ermöglicht es Stripe, einige der Risiken zu mindern, die mit der Bereitstellung von Kreditdienstleistungen verbunden sind. Auf diese Zeitvorgabe für die erste Auszahlung kann nicht verzichtet werden. Alle Änderungen, die du während dieser Zeit an deiner Auszahlungszeit oder Auszahlungsmethode vornimmst, werden erst nach dieser anfänglichen Verzögerung wirksam.

Wenn du dein Geld bis zu diesem Datum nicht erhalten hast:

Dies könnte mit der Kontoverifizierung zusammenhängen. Bitte überprüfe sowohl dein Dashboard als auch deine E-Mail, um festzustellen, ob Stripe zusätzliche Informationen von dir angefordert hat, um diesen Prozess abzuschließen.

Es könnte auch mit der Bearbeitungszeit der Bank zusammenhängen. Banken können zusätzliche Tage, einschließlich Wochenenden und Feiertage, in Anspruch nehmen. Sobald die Bank die Bearbeitung deiner Auszahlung abgeschlossen hat, wird das Geld automatisch auf dein Konto überwiesen.

Ich habe bereits Geld auf meinem Stripe-Konto, aber mein Guthaben für Auszahlungen wird in fotograf.de/GotPhoto als Null angezeigt. Warum?
Aus Sicherheits- und Compliance-Gründen erlaubt Stripe keine Auszahlungen von Geldern, sobald diese auf deinem Konto eingegangen sind. Die Gelder stehen erst nach T+3 Tagen für die EU zur Auszahlung zur Verfügung, wobei T der Zeitpunkt ist, an dem die Bestellung ursprünglich bezahlt wurde.

Wenn du also eine Auszahlung beantragest, enthält diese die Gelder der vorangegangenen 3 Geschäftstage (bei einem Zeitplan von T+3).

Du kannst in deinem Stripe-Dashboard sehen, wie viel Geld du hast und wie viel dir zur Auszahlung zur Verfügung steht.

Mein Stripe Express Auszahlungsbetrag is unklar. Ich erhalte weniger als ich sollte. 
 Dein Auszahlungsbetrag umfasst nur das Geld nach Abzug aller Gebühren (wie Service, Zahlung, Produktions- und Versandkosten, falls zutreffend). Dein Stripe-Dashboard zeigt auch diesen Betrag an und nicht den Gesamtbetrag, den deine Kunden bezahlt haben.

Weitere Gründe, warum der Auszahlungsbetrag geringer sein kann als der Gesamtbetrag deiner Verkäufe können sein, dass Kunden mit einer Nicht-Sofort-Zahlungsmethode bezahlt haben (z.B. SEPA-Lastschrift, Überweisung etc.). In diesem Fall wird das Geld auf dein Konto überwiesen, nachdem es von der Bank des Kunden eingegangen ist. Je nach Zahlungsart kann es zwischen 5 und 14 Tagen dauern, bis das Geld bei dir eintrifft.  

Ein weiterer Grund kann sein, dass der Betrag noch nicht auf deinem Stripe zur Auszahlung bereitsteht. Du kannst diesen Betrag unter "Ausstehend" auf dem Stripe Dashboard sehen. In der Regel sollte es nicht länger als 3 Werktage dauern, bis der Betrag auf deinem Konto eingegangen ist. Danach steht das Geld zur Auszahlung zur Verfügung. 

Welche Gebühren fallen an?
Mit Stripe haben wir einen zuverlässigen, benutzerfreundlichen Partner gefunden, der für dich viele Vorteile und vor allem eine größere Auswahl an Zahlungsarten mit sich bringt. 

Diese Verbesserungen des Services und des Angebotes gehen allerdings auch mit leicht höheren Kosten seitens Stripe einher, da Zahlungsanbieter wie Stripe für jede Bestellung unabhängig vom Volumen standardmäßig eine feste Zahlungsgebühr erheben.

2023 haben wir bereits Stripes Zahlungsgebühr (derzeit 0.25€) zur Einführung des Zahlungsanbieters übernommen. Als Dankeschön für euer Vertrauen, übernehmen wir diese volumenunabhängigen Mehrkosten auch 2024 für dich.

Die fotograf.de/GotPhoto-Servicegebühr bleibt dann weiterhin um 2,25% gesenkt.

Bitte beachte grundsätzlich:

• Weitere Dienstleistungen wie Eigenbestellungen, Bildbearbeitung und die Kosten deines Tarifes werden separat in Rechnung gestellt
  

• Deine zusätzlichen Kosten, die immer durch PayPal entstehen können, wenn du dein eigenes PayPal-Konto bei uns einbindest

Wie sieht die monatliche Rechnung von fotograf.de/GotPhoto aus?
Auf deiner monatlichen Rechnung von fotograf.de/GotPhoto findest du eine Aufschlüsselung der Gebühren, Service- und Zahlungsgebühren werden dort separat ausgewiesen. Ansonsten ändert sich nichts an unseren Rechnungen.

Wie funktionieren Zahlungszuordnungen bei Stripe?
Jeder Account erhält eine eigene, virtuelle IBAN. Damit kann Stripe die Zahlungen, die z.B. einen fehlerhaften Verwendungszweck haben, mit einer wesentlich höheren Wahrscheinlichkeit trotzdem zu der entsprechenden Bestellung hinzufügen, da die Daten nicht mit allen Bestellungen aus dem fotograf.de bzw. GotPhoto System verglichen werden müssen. Sollte eine Zahlung - trotz manueller Suche - nicht zugewiesen werden können, wird der Betrag anschließend direkt an die Kund:innen zurücküberweisen. Dadurch wird die Zuweisung schneller, Fehler können leichter korrigiert und eine Rücküberweisung schneller veranlasst werden.

Wie funktionieren Rückerstattungen?
Du kannst deinen Kund:innen den Zahlungsbetrag für Ihre Bestellung in deinem fotograf.de oder GotPhoto Account mit Stripe ganz oder teilweise zurückerstatten. Rufe dazu einfach die Seite mit den Bestelldetails auf und klicke auf die Schaltfläche "Rückerstattung". Bei der Zahlungsart Banküberweisung kontaktiere bitte unser Support Team.

Bitte beachte, dass du weiterhin etwaige Zahlungs- oder Servicegebühren trägst, so dass die Kosten dafür von deinem Konto abgezogen werden, auch wenn du deiner Kundschaft den vollen Bestellbetrag erstattest. Bei der kompletten Stornierung einer Bestellung vor Produktion oder Bereitstellung der Downloads fallen in der Regel keine Servicegebühren an.

Was passiert bei Streitigkeiten und Rückbuchungen?
Wenn eine Zahlung für eine Bestellung von deiner Kundschaft bestritten wird, werden wir den Betrag automatisch einbehalten und dir eine Gebühr von 15 EUR in Rechnung stellen.

Wenn du eine strittige Bestellung anfechten möchtest, wende dich bitte an unser Support-Team, das dir dabei helfen wird. Erfahre mehr dazu hier.

Warum wird eine Zahlung auf meinem Stripe-Dashboard als "ausstehend" angezeigt? 
Kund:innenzahlungen benötigen eine gewisse Zeit, bis sie auf deinem Konto gutgeschrieben werden, selbst bei Sofortmethoden wie Kreditkarten. Bitte lies diesen Stripe-Artikel für Erklärungen und ungefähre Zeitangaben. Hier ist auch wichtig zu wissen, dass "ausstehend" nicht bedeutet, dass die Zahlung des Kunden noch aussteht, sondern dass der Betrag noch nicht zur Auszahlung bereitsteht. Wie weiter oben beschrieben, stehen Zahlungen erst nach T+3 Tagen für die EU zur Auszahlung zur Verfügung, wobei T der Zeitpunkt ist, an dem die Bestellung ursprünglich bezahlt wurde.

Die Bestellung zeigt im System manchmal den Zahlungsstatus mehrmals hintereinander als "Zahlungsüberprüfung" an. Die Bestellung ist nicht als bezahlt markiert. Sollte ich mir deswegen Sorgen machen?
Nein. Jedes Mal, wenn Kund:innen die Bestellstatusseite aufrufen, um eine Aktualisierung der Bestellung anzufordern, überprüfen wir, ob Stripe die Zahlung verarbeitet hat. Dies wird als Status "Überprüfung der Zahlung" angezeigt. Dies ist ein reines Anzeigeproblem, das wir zu einem späteren Zeitpunkt verbessern werden.

Wie sieht das Stripe Dashboard aus?

Zusätzlich zu allen Berichten und Statistiken, die dir in deinem fotograf.de/GotPhoto Account zur Verfügung stehen, hast du auch Zugang zum Stripe-Dashboard.

Dort kannst du deine Verdienststatistiken und Auszahlungen einsehen und alle Einstellungen bezüglich deiner Verifizierungsdokumente und Bankkonten anpassen.
Was für Berichte stehen mir zur Verfügung?

Zusätzlich zu den vielen Berichtsoptionen, die dir bereits im fotograf.de /Gotphoto.at Dashboard zur Verfügung stehen, fügen wir neue Berichte hinzu, die Daten aus deinem Stripe-Konto beziehen. 

Du findest nun auch Berichte zu Stripe Zahlungen unter Ihr Kundenkonto > Finanzberichte >  Stripe-Zahlungen. Hier kannst du verschiedene Stripe Berichte zu deinem Guthaben und auch zu deinen Auszahlungen erstellen, die du dann mit deinen Kontoauszügen abgleichen kannst. 
Weitere Informationen zur Buchhaltung findest du hier und die Stripe-Berichte vertiefen wir hier.

 Ist es möglich, die Zahlungsbeschreibung anzupassen, die meinen Kunden auf ihren Karten- oder Kontoauszügen der Kund:innen angezeigt werden? 

Ja, du kannst die Beschreibung in deinen Zahlungarten Einstellungen anpassen (Einstellungen im oberen Menü → Zahlungsarten im linken Menü → Stripe Express → Bearbeiten).

Kann ich Mitarbeiter aus meinem Team als Admins zum Stripe Dashboard hinzufügen? 
Ja, diese Möglichkeit findest du unter deinen Plattform- Einstellungen im Stripe Dashboard. Klicke auf dein Profil- Icon, dann auf deine Plattform-Einstellungen, im nächsten Schritt wähle die Option Teammitglieder → Einladen und Entfernen. Du erhälst dann einen Verifizierung per Email und kannst anschließend die Anpassung vornehmen.  

Was benötige ich für die Buchhaltung?
Um deine Buchhaltung korrekt zu führen, benötigst Du folgende Unterlagen:

Kundenrechnungen
Die Kundenrechnungen müssen buchhalterisch erfasst werden. Hier kommt es auf deine Geschäftsform an, ob alle einzeln oder als Summe zusammengefasst benötigt werden. Spreche hier bitte mit deiner Steuerberatung/Buchhaltung. Im Falle einer Prüfung müssen jedoch in jedem Fall die Einzelrechnungen vorgelegt werden können, da diese Belege den Umsatz nachweisen. Die Rechnungen werden im Moment der Bestellung erstellt. Du kannst Dir die Rechnungen als ZIP-Dateien (enthält alle einzelnen Rechnungen als PDF) oder als Liste herunterladen. Für die meisten Buchhalter/innen ist die Liste zur Bearbeitung jedoch ausreichend.

Die Rechnungen findest Du im Administrationsbereich unter Bestellungen → Rechnungen. 

Stripe “Kontoauszüge”
Stripe ist ein eigenständiges Bankkonto. Die Stripe Kontoauszüge dienen als Beleg für tatsächlich geflossene Zahlungen.  Jedoch - z.B. bei Banküberweisungen - kann der Geldeingang auch verzögert erfolgen. In den Kontoauszügen wird jeder Geldein- und -ausgang ausgewiesen. Der Moment des "Zuflusses" ist in der Regel steuerlich relevant. Daraus ergibt sich, dass eine Auszahlung von Stripe auf dein Bankkonto als “Umbuchung von Geld” und nicht als Umsatz/Rechnungszahlung zu verstehen ist.

fotograf.de/ Gotphoto.at Rechnungen
Die Kosten zur Erzielung deines Umsatzes kannst du in deiner Buchhaltung ansetzen. Dafür benötigst Du einen Beleg für diese Ausgaben. Die Details findest Du auf den Rechnungen, die Du von Fotograf.de/GotPhoto.at erhältst. Auf diesen Rechnungen sind die Produktions-& Versandkosten, monatliche Grundgebühr und die Servicegebühren (FDE/GP & Zahlungsdienstleister) enthalten.

Mit dieser Struktur sind die Punkte Bestellung  (alle Bestellungen inkl. offener Zahlungen etc.), Geldeingang (alle Geldeingänge zu den Bestellungen) und Kosten (z. B. Produktions- und Versandgebühren lt. fotograf.de Rechnung) voneinander getrennt.

Was passiert mit meinem bestehenden Stripe-Konto? Kann ich dieses verwenden, anstatt ein neues zu erstellen?

Dein bestehendes Stripe-Konto kann leider nicht weiterverwendet werden. Aufgrund der viel tieferen Integration wird dieses neue Konto nur fotograf.de/GotPhoto-Zahlungen verwalten.

Du kannst dein bereits bestehendes Stripe-Konto aber weiterhin für andere Geschäfte nutzen oder es schließen, solltest du keine andere Verwendung dafür haben. Bis dahin kannst du weiterhin auf alle Berichte und Transaktionen aus der Vergangenheit zugreifen.
Ich habe zuvor die Stripe-API verwendet. Kann ich sie weiterhin nutzen?

Leider wird der Zugriff auf dein Stripe-Konto über API nicht mehr möglich sein. Dies kann zu einem späteren Zeitpunkt geändert werden, je nachdem, wie der Support von Stripe aussieht.

Bitte beachte, dass dies nicht den API-Zugang zu deinem fotograf.de/GotPhoto-Konto betrifft, sondern nur Stripe.