Reklamationen / Anfragen deiner Kund:innen eingeben und verwalten

Inhalt

• Überblick
• Navigation
• Eine Reklamation einreichen
• Auf eine Reklamation antworten
• Eine Reklamation im Namen einer Kund:in einreichen
• Zusammenfassung

Überblick

Reklamationen sind nie angenehm, aber sie gehören zur Realität – auch in der Kindergarten- und Schulfotografie. Ein professioneller Umgang mit Beschwerden kann das Vertrauen deiner Kund:innen stärken. Das integrierte Reklamationsmanagement in deinem fotograf.de/GotPhoto-Konto hilft dir, diese effizient zu bearbeiten. Mehr dazu findest du auch in unserem Webinar zum Thema Reklamationen.

Navigation

Alle Informationen zur Reklamation – von der ursprünglichen Bestellung über die Bearbeitung bis zur Lösung – sind zentral gespeichert. Das System ist mit den Laboren verbunden, sodass du laborspezifische Probleme direkt weiterleiten kannst.

Gehe zu Bestellungen > Anfragen, um Kundenreklamationen einzusehen.

Eine Reklamation einreichen

Kund:innen können direkt auf der Bestellstatusseite eine Reklamation einreichen, indem sie auf Reklamation melden klicken:

Folgende Felder sind erforderlich:

1. Welche Produkte werden reklamiert.
2. Grund für die Reklamation.
3. [Optional] Anhänge wie Fotos beschädigter Produkte.
4. Kommentar zur genaueren Beschreibung des Problems.

Nach dem Klick auf „Senden“ wird die Reklamation sichtbar. Sie erscheint auf der Bestellstatusseite – zunächst als Offen, nach Antwort als Geschlossen.

Auf eine Reklamation antworten

So antwortest du auf eine Reklamation:

1. Gehe zu Bestellungen > Anfragen.
2. Klicke auf Bestellung öffnen, um die Reklamation zu sehen.

Auf der Bestellübersichtsseite klicke auf Reklamation bearbeiten:

Beachte beim Ausfüllen der Antwortmaske:

1. Markiere den Status als Geschlossen, wenn erledigt.
2. Aktiviere das Kästchen, wenn die Antwort für die Kund:in sichtbar sein soll.
3. Formuliere deine Antwort im Kommentarfeld.
4. [Optional] Füge Anhänge hinzu.
5. Wähle, an wen du antwortest oder ob du weiterleitest.

Nach dem Versand ist deine Antwort sofort für berechtigte Nutzer:innen sichtbar.

Eine Reklamation im Namen einer Kund:in einreichen

Wenn Kund:innen dir auf einem anderen Weg mitteilen, dass sie ihre Ware nicht bekommen haben, oder es ein Problem mit den Fotos gab, kannst du auch selbst die Reklamation für sie öffnen:  

1. Erfasse das Problem so genau wie möglich, so dass du alle Informationen für das Labor hast.
2. Melde dich in deinem fotograf.de/GotPhoto-Konto an, öffne die betreffende Bestellung.
3. Klicke auf den roten Button Reklamation melden.
4. Fülle das Formular aus und klicke auf Absenden.

Zusammenfassung

Das Reklamationsmanagement bei fotograf.de/GotPhoto ermöglicht dir, Beschwerden professionell und zeitsparend zu bearbeiten. Es stellt sicher, dass du schnell und nachvollziehbar reagieren kannst – für mehr Vertrauen und Kundenzufriedenheit.