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Überblick
Um deine Buchhaltung korrekt zu führen, benötigst du drei Arten von Unterlagen: Kundenrechnungen, Kontoauszüge von Stripe und Rechnungen von fotograf.de. Diese Dokumente bilden die Grundlage für deine Umsatz- und Ausgabenerfassung.
Kundenrechnungen
Die Kundenrechnungen müssen buchhalterisch erfasst werden. Je nach Geschäftsform kann es erforderlich sein, jede Rechnung einzeln oder als Gesamtsumme zu dokumentieren. Kläre dies bitte mit deiner Steuerberatung oder Buchhaltung.
- Bei einer Prüfung müssen Einzelrechnungen vorgelegt werden können, da sie den Umsatz nachweisen.
- Die Rechnungen werden automatisch im Moment der Bestellung erstellt.
- Du kannst sie entweder als ZIP-Dateien (enthält alle Einzelrechnungen als PDF) oder als Liste herunterladen.
- Für die meisten Buchhalter:innen reicht die Liste zur Bearbeitung aus.
Du findest deine Rechnungen im Administrationsbereich unter:
Stripe “Kontoauszüge”
Stripe funktioniert wie ein eigenständiges Bankkonto. Die Stripe-Kontoauszüge dokumentieren alle tatsächlichen Zahlungsein- und -ausgänge.
- Gerade bei Banküberweisungen kann es zu Verzögerungen beim Geldeingang kommen.
- Für die Steuer ist der Zeitpunkt des tatsächlichen Zuflusses entscheidend.
- Eine Auszahlung von Stripe auf dein Bankkonto gilt buchhalterisch als Umbuchung – nicht als Umsatz oder Rechnungszahlung.
Mehr Informationen findest du im Artikel Stripe Express Berichte.
fotograf.de Rechnungen
Die Ausgaben zur Umsatzgenerierung kannst du in deiner Buchhaltung ansetzen – vorausgesetzt, du hast die entsprechenden Belege.
- Die Rechnungen enthalten: Produktions- & Versandkosten, monatliche Grundgebühr, Zahlungs- und Servicegebühren.
- Diese Belege erhältst du direkt von fotograf.de/GotPhoto.
Die Dokumente helfen dir, drei Bereiche sauber zu trennen:
- Bestellungen: Alle Aufträge inkl. offener Zahlungen
- Geldeingang: Alle Zahlungseingänge zu den Bestellungen
- Kosten: z. B. Produktions- und Versandgebühren laut fotograf.de Rechnung
Mehr dazu findest du im Artikel Rechnungen von fotograf.de.
Zusammenfassung
Für eine korrekte Buchhaltung solltest du drei Hauptdokumente regelmäßig sichern und abgleichen:
- Kundenrechnungen – für die Umsatzerfassung
- Stripe-Kontoauszüge – für die tatsächlichen Zahlungsvorgänge
- fotograf.de Rechnungen – für die Betriebsausgaben
Durch die saubere Trennung dieser Bereiche kannst du deine Buchhaltung effizient strukturieren und bist auf eventuelle Prüfungen vorbereitet.