Überblick

Dieser Artikel zeigt dir, wie du effizient und DSGVO-konform einen Gruppen- oder Klassen-Fotoauftrag einrichtest, ohne eine Namensliste zu verwenden. 

Deinen Fotoauftrag erstellen

Erstelle einen neuen Auftrag und wähle den Fotoauftrag-Typ "Nur Klassenfotos". Bei einem Sportauftrag wähle den jeweiligen Sporttyp. 

Auftragstyp wählen

Zugangstyp wählen

Wähle den Zugangstyp Zugangscode für jede Person (wir werden in diesem Fall einen Zugangscode pro Gruppe/ Klasse verwenden) und die Methode QR Tagging. 

Gib die Anzahl an QR-Karten an, die du für den Auftrag benötigst. Plane dabei einen Puffer ein – wenn du z. B. 35 Klassen fotografierst, erstelle vorsorglich einige zusätzliche Karten für den Fall, dass am Fototag weitere Gruppen (z. B. Betreuer- oder Lehrergruppen) hinzukommen.

Konfiguriere nun deine Fotoauftragseinstellungen: 

• Preisprofil hinzufügen.

Dein Preisprofil sollte nur Gruppenfoto-Drucke enthalten. Bei mehreren Gruppen-/ Klassenfotos bietet sich an, mindestens ein entsprechendes Sparkpaket anzubieten. Wähle die Verfügbarkeit für Einzelfotos, da wir die Gruppenfotos bei diesem Workflow später im Bereich Einzelfotos hochladen werden. 

• Füge einen Auftragsgutschein hinzu (optional und umsatzsteigernd)

• Versandeinstellungen: Wenn Bestellungen an die Schule oder Einrichtung werden soll, aktiviere den Sammelversand und lege eine Sammelversandfrist fest. Bei dem Direktversand zu den Kunden musst du hier keine Angaben machen. 

• Archivierung: Lege ein Archivierungsdatum fest und entscheide, was nach dem Archivierungsdatum passieren soll.  

• Füge ein Kommunikationsprofil hinzu. Es ist sinnvoll, den Text der Benachrichtigungen für Gruppenfotos anzupassen.

Speichere alle Einstellungen.

In den erweiterten Auftragseinstellungen kannst du nun die Auftragsregistrierung aktivieren, um E-Mail-Adressen für Erinnerungen zu sammeln. 

Lege die Registrierung als optional an. Bitte stelle sicher, dass das Formular nach jedem Login angezeigt wird, ansonsten ist es nur für die erste Person sichtbar, die sich anmeldet. 

Generiere und drucke deine QR-Karten. Unter dem Reiter „Tagging“ kannst du jetzt deine QR-Karten generieren. Wähle dafür das A4-DSGVO-Design, um die Einwilligung der Eltern einzuholen.

• Wenn du den Einwilligungstext individuell anpassen möchtest, wähle in den Designeinstellungen den Hintergrund „Angepasst“. In den Designeinstellungen findest du zudem die PDF- und PSD-Vorlagen zur weiteren Bearbeitung.
• Pro-Tipp: Erstelle dir und der Einrichtung eine einfache Übersicht, in der du festhältst, welcher QR-Zugangscode zu welcher Klasse oder Gruppe gehört und wie viele Kinder du jeweils erwartest. Die Liste wird dir später auch nützlich sein, um auch die gesammelten Daten der Erziehungsberechtigten hinzuzufügen. 
• Kopiere die Zugangskarte für jede einzelne Gruppe oder Klasse so oft, wie Kinder bzw. Schüler vorhanden sind
• Erstelle zusätzlich etwa 10 % mehr Kopien, um bei Bedarf schnell auf zusätzliche Anforderungen reagieren zu können. Packe die QR-Karten jeder Klasse oder Gruppe in einen separaten, gut gekennzeichneten Umschlag, den die Einrichtung dann an die jeweiligen Kinder oder Eltern verteilen kann. Teile die Karten idealerweise 2 bis 3 Wochen vor dem Fototag über die Einrichtung aus. Falls bereits eine Einwilligung der Schule mit den Eltern vorliegt, die übernommen werden kann, entfällt die Notwendigkeit einer zusätzlichen Einwilligung der Eltern. Dennoch dienen die Karten auch dazu, die Kontaktdaten der Eltern zu erfassen, sodass diese auf Wunsch über Updates zum Auftrag informiert werden können.
• Halte dir ebenfalls eine Kopie jeder QR-Karte mit der Klassenkennzeichnung bereit, die du am Fototag fotografieren kannst.

Fototag

• Bring deinen Stapel der QR-Karten mit Gruppenbezeichnungen der jeweiligen Klasse sowie einen Ausdruck der Übersichtsliste mit in die Einrichtung. Diese kannst du gleichzeitig auch als Checkliste nutzen, um den Überblick zu behalten, welche Gruppen du bereits fotografiert hast und welche noch fehlen.
• Sammel die Umschläge mit den Zustimmungsbögen der Erziehungsberechtigten jeder Gruppe / Klasse ein. Nach dem Fotoshooting kannst du dann die gesammelten E-Mail-Adressen / Kontaktdaten der Eltern nutzen und sie dem jeweiligen Gruppen-Zugangscode hinzufügen. Mehr dazu später in diesem Artikel.
• Fotografiere eine QR-Karte der jeweiligen Gruppe vor jedem Gruppenbild. Für optimale Ergebnisse verwende ein Klemmbrett.

Nach dem Fototag

Vor dem Hochladen der Fotos empfehlen wir, die Elternkontakte aus den Einwilligungsabschnitten in deine Übersichtstabelle zu übertragen. So kannst du die gesammelten Daten mit den bereits im System registrierten Informationen zum Auftrag abgleichen, denn möglicherweise haben sich einige Eltern bereits eigenständig registriert.

Markiere im Anschluss die E-Mail-Adressen, die nach Aktivierung des Zugangscodes noch einem Gruppen-Zugangscode zugewiesen werden müssen. Fotografiere außerdem die Einwilligungsabschnitte jener Erziehungsberechtigten, deren Daten du manuell hinzufügen wirst. Diese Fotos wirst du gemeinsam mit dem entsprechenden Gruppenfoto im Auftrag hochladen

Fotos bei fotograf.de/GotPhoto hochladen

Wir empfehlen, die Bilddateien vor dem Hochladen nach dem jeweiligen Gruppen- oder Klassennamen umzubenennen. Dadurch bleibt die Struktur übersichtlich und alle Dateien sind leichter auffindbar. Speichere die Bilder idealerweise in separaten Unterordnern pro Gruppe oder Team. Lade anschließend die Gruppenfotos gemeinsam mit den zugehörigen Einwilligungsabschnitten hoch, bei denen noch Kontaktdaten manuell ergänzt werden müssen. Achte darauf, diese Dateien im entsprechenden Einzelfoto-Bereich des passenden Albums hochzuladen.

Auch wenn sich Alben direkt in der Fotoverwaltung erstellen lassen, ist der Upload in der Regel schneller und effizienter über EasyUpload. Stelle auch hier anschließend sicher, die Fotos in den Einzelfoto- Bereich hochzuladen und achte darauf, dass die Sortierung vor der Aktivierung korrekt ist: Die Einwilligungsabschnitte mit QR-Code sollten zuerst erscheinen, gefolgt von den Gruppenbildern. Aktiviere danach den Zugangscode im Album. Wiederhole den Vorgang für jedes Klassen-/ Gruppenalbum. 

Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten nachtragen

Eltern konnten sich bereits bequem über das Online-Formular registrieren, indem sie den QR-Code auf der Einwilligungskarte gescannt und ihre Daten digital hinterlegt haben. Du kannst nun auch die Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten nachtragen, die bislang noch nicht im System erfasst wurden. Klicke dazu zunächst auf das entsprechende Foto des Einwilligungsabschnitts, wähle „Einzelne verwalten“ und anschließend „Potenzielle Käufer hinzufügen“ (z. B. Elternteil).

Ein Pop-up-Fenster öffnet sich und zeigt auf der rechten Seite eine vergrößerte Ansicht der Einwilligungskarte. So kannst du die handschriftlich eingetragenen Daten bequem in die entsprechenden Formularfelder im System übertragen. Alternativ, sofern du zuvor die erwähnte Übersichtstabelle verwendet hast, kannst du die Daten natürlich auch direkt daraus kopieren und einfügen.

Fotoauftrag auf Verkaufen umstellen

Sobald du sichergestellt hast, dass deine Einstellungen korrekt gespeichert sind, kannst du den Auftrag auf "Verkaufen" umstellen.

Kommunikation

Informiere die Schule / Einrichtung darüber, dass die Gruppenfotos jetzt verfügbar sind, sodass sie die Eltern über ihre internen Kommunikationskanäle entsprechend benachrichtigen können. Gleichzeitig wird dein Kommunikationsprofil automatisch alle bereits registrierten Eltern darüber informieren, dass ihre Fotos nun online verfügbar sind.

Shopansicht

Kund:innen können jetzt die Gruppenbilder einsehen und kaufen.

Der Artikel fasst den reibungslosen Ablauf zur Umsetzung eines Gruppenfotoauftrags ohne Namensliste zusammen- von der Vorbereitung mit QR-Codes über das Einholen der Einwilligungen und das Hochladen bis hin zur Aktivierung der Zugangscodes und automatisierten Elternbenachrichtigung.