Jahresauswertung leicht gemacht

Zu den wichtigsten Kennzahlen, auf die du dich in deinen Auftragsauswertungen konzentrieren solltest, gehören:

Loginrate: Der Prozentsatz der Eltern, die online auf die Fotos zugreifen, indem sie sich in die Galerie ihres Kindes einloggen.

Bestellrate: Der Prozentsatz der Eltern, die letztendlich Fotos kaufen.

Durchschnittlicher Bestellwert aller Käufer:innen: Der durchschnittliche Betrag, der pro Bestellung ausgegeben wird.

Durchschnittlicher Bestellwert aller fotografierten Personen: Der durchschnittliche Betrag, der auf alle fotografierten Personen gerechnet ausgegeben wird.

Diese Kennzahlen helfen dir dabei, deine Umsätze zu verstehen und zu optimieren, um die gewünschten Geschäftsergebnisse zu erzielen.

2.1 Statistiken in deinen Fotoaufträgen
In jedem deiner Fotoaufträge findest du den Reiter Statistiken. Hier kannst du jederzeit alle wichtigen Kennzahlen wie Umsätze, die Login-Rate und die Bestellrate beobachten, ggf. gegensteuern und dir am Ende auch einen guten Überblick über den Erfolg deines Auftrages verschaffen.

Umsatzstatistiken

Ein maßgebliche Indikator ist der Bereich Umsatz, wo du den aktuellen Umsatz pro Zugang sowie den Umsatz pro Bestellung findest. Als Orientierung für dich haben wir die folgenden Richtwerte ermittelt. Grundlage hierbei sind die statistischen Mittelwerte der Umsätze unserer Kund:innen im Bereich der Kindergarten- und Schulfotografie. An diesen Zahlen kannst du deinen Erfolg und eventuellen Änderungsbedarf der Preise messen.

Viele Fotograf:innen erreichen laut unseren Erfahrungen Pro-Kopf-Umsätze im Kindergarten ab 27 € im Kindergarten und in der Grundschule ab 20 €. (Stand: November 2024)

Der Umsatz pro Bestellung, also der durchschnittliche Warenkorb, liegt bei vielen Fotograf:innen im Kindergarten ab 42 € aufwärts und in der Grundschule ab 30 €. (Stand: November 2024)

Trichteranalsye

In den Statistiken deines Fotoauftrags findest du zudem die sogenannte Trichteranalyse. Sie gibt an, 

• wie viel Prozent der Personen sich aktuell eingeloggt haben.
• wie viele Kund:innen oder potentielle Kund:innen sich per E-Mail registriert haben (wichtig für das Versenden der E-Mails der Kommunikationsprofile).
• wie viele Personen bestellt haben.

Im Kindergarten solltest du auf eine Login-Rate von über 90 %, eine Registrierungsrate von 80 % und einer Bestellrate von 70 % kommen. (Stand: November 2024)
Warum ist die Trichteranalyse wichtig?

Aus der Trichteranalyse lässt sich jederzeit ablesen, wie erfolgreich dein Auftrag sein kann. Je höher z.B. die Registrierungsrate liegt, desto höher wird am Ende wahrscheinlich auch die Verkaufsrate sein. Wenn sich nur 50 % der Menschen registriert haben, die einen QR-Code erhalten haben, kann das Kommunikationsprofil auch nur diese Hälfte per E-Mail erreichen und darüber informieren, dass die Gutscheine auslaufen oder die Bilder bald nicht mehr zum Kauf stehen. Aus dem Grund sollte man dafür Sorge tragen, dass sich so viele Kund:innen wie möglich registrieren.

Tipp: Die Online-Registrierung führt in aller Regel zu einer nahezu 100%igen Account-Rate.

2.2 Produkt- und Auftragsstatistiken

Die Produktstatistiken können dir helfen, zu verstehen, welche Sparpakete und Einzelprodukte von den Kund:innen stärker nachgefragt sind als andere. Daraus kannst du dann Rückschlüsse auf deine Preis- sowie Produktgestaltung ziehen und sie ggf. anpassen und nachjustieren.
Dabei kannst du dir in der Übersicht nicht nur einzelne Aufträge, sondern auch ganze Zeiträume ansehen. Das ist nützlich, um zu sehen, was du über die letzte Saison oder ein gesamtes Jahr verkauft hast.
Im Bereich der Auftragsstatistiken kannst du sehr gut die Umsätze einzelner Aufträge oder von Aufträgen aus den vorangegangenen Jahren miteinander vergleichen. Das gibt dir einen guten Überblick darüber, wie lukrativ deine Einrichtungen sind und wie sich deine Umsätze über einen längeren Zeitraum entwickelt haben.

 2.3 Statistiken exportieren

Kontoebene: 

Monatsstatistik: Wechsle zwischen Zahlungen und Umsatz, um einen Überblick über eingehende Zahlungen und Umsätze (einschließlich Mehrwertsteuer und Gebühren) monatlich zu erhalten.

Auftrags-Statistik: Unter der Seite Statistik findet man den Reiter Auftrags-Statistik. Dieser Export ist perfekt, um deine Auftragsperformance zu vergleichen und zu analysieren und deinen Gewinn zu berechnen. 

Produktstatistik: Verstehe welche Produkte sich gut verkaufen und den meisten Umsatz generieren. Egal ob für einen bestimmten Auftrag, Auftraggeber oder auch Labor. 

Auftrags-Ebene:
Bestellungsexport

In deinen Aufträgen findest du den Bestellungsexport innerhalb des Reiters Statistiken. Der wesentliche Unterschied zwischen diesem Bericht und dem oben aufgeführten Rechnungsexport ist, dass dieser Export spezifisch für einen einzelnen Foto-Auftrag ist. Du findest diese Option unter dem Reiter Statistiken des Foto-Auftrags → Exporte bestellen (oben rechts auf deinem Bildschirm) → Bestellungen.

Dieser Bericht kann verwendet werden, um deinen Umsatz in einem bestimmten Foto-Auftrag zu berechnen. Er ist auch nützlich für die Fehlerbehebung (z. B. zur Identifizierung von Bestellungen, die ein bestimmtes Produkt mit einem Problem enthalten).

Kostenexport

Unter dem Reiter Statistiken eines Foto-Auftrags findest du den Kostenexport. Er gibt einen Überblick über alle Zahlungen (ein- und ausgehend) und Kosten für diesen spezifischen Foto-Auftrag: 

fotograf.de/GotPhoto-Kosten: Servicegebühren, Zahlung & Sonstiges sowie Produktions- und Versandkosten

Bestellte Produkte

Im Fotoauftrag hast du ebenfalls die Möglichkeit, die Liste der verkauften Produkte zu exportieren.

Du findest diese Option unter dem Reiter Statistiken des Foto-Auftrags → Exporte bestellen (oben rechts auf deinem Bildschirm) → Bestellte Produkte.

Wenn du eine niedrige Login-Rate siehst, solltest du Folgendes in Betracht ziehen:

• Informierst du die Eltern und Einrichtungen via E-Mails und Poster über den Verkaufsstart?
• Verwendest du ein Kommunikationsprofil? Wie ist das Kommunikationsprofil aufgebaut? Werden genügend Nachrichten zur richtigen Zeit gesendet? 
• Enthalten deine E-Mail-Benachrichtigungen alle wichtigen Informationen und sind dabei persönlich formuliert?
• Fügst du einen Login-Link direkt in deine Benachrichtigung ein?
• Verwendest du die Onlineregistrierung und unser Registrierungsformular, um Daten wie die E-Mailadresse von den Eltern zu sammeln?
• Hast du genug Kontaktpunkte mit Kund:innen? Wenn nicht, könntest du zusätzlich Kontaktbögen in Betracht ziehen und diese nach deinen Shootings in die Einrichtungen senden/bringen.
• Veröffentlichst du Fotos innerhalb von 3–5 Tagen nach deinem Fotoshooting? 
• Verbringst du viele Tage mit der Nachbearbeitung der Bilder? Prüfe, ob du diesen Schritt auslagern und einen Bildbearbeitungservice nutzen möchtest.
• Verwendest du zeitlich begrenzte und gestaffelte Gutscheine, damit sich viele Eltern in Ihre Onlinegalerie einloggen?

Wenn du eine niedrige Bestellrate/durchschnittlichen Bestellwert/Umsatz pro Kopf siehst, solltest du Folgendes in Betracht ziehen:

• Können Eltern aus mehreren Posen und einer Vielzahl von Produkten wählen, die ihren Bedürfnissen und Vorlieben entsprechen?
• Sind deine Preise hoch genug oder gar zu hoch? Überprüfe deine aktuelle Paketstrategie.
• Bietest du Download All und Upselling-Optionen an (Downloads, Retuschierung oder zusätzliche Grafiken)? 
• Verwendest du zeitlich begrenzte und gestaffelte Gutscheine, um den Verkauf anzukurbeln?
• Verwendest du ein KI-resistentes Wasserzeichen?