Inhalt
Überblick
Die Registrierung zum Fototag bietet dir die Möglichkeit, die Erlaubnis der Eltern für die Aufnahme von Fotos ihrer Kinder vor und am Fototermin zu erhalten (DSGVO-konform). Zusätzlich erstellt diese Funktion automatisch eine Namensliste aus den angemeldeten Personen (Kinder, Schüler:innen) und Informationen, die nützlich für die Generierung der QR-Karten und für den Export von Schülerdaten sind.
Vorschau: Anmeldung zum Fototag im neuen Shop
Das neue Registrierungsformular für die Anmeldung zum Fototag ist ab sofort für alle Aufträge verfügbar, die den neuen Shop nutzen. Bitte beachte unseren Hinweis zur Einstellung des alten Shops. Wir empfehlen dir, für alle künftigen Aufträge den neuen Shop zu nutzen.
Einrichtung
- Wenn du einen neuen Fotoauftrag erstellst, wähle QR-Tagging - Anmeldung zum Fototag im Dropdown-Menü unter dem Punkt Methode wählen im Reiter der Einstellungen deines Fotoauftrags. Wenn du diese Option nicht siehst, stelle sicher, dass das Kästchen Zugangscode für jede Person bei Zugangsart ausgewählt ist
- Die Anmeldefrist
Die Anmeldefrist kann bis zu 30 Tage vor dem Fototag festgelegt werden. Wähle dafür einfach ein Datum im Kalender aus. Um eine Anmeldung am selben Tag zu ermöglichen – ideal für Entagged-Nutzer:innen, die Personen am Fototag hinzufügen – setze die Anmeldefrist auf denselben Tag wie den Fototag. - Wenn du deinen Fototermin über mehrere Tage hinweg staffelst, gib die Anzahl der Tage im Feld Länge der Fototage an.
- Wir empfehlen, einen leicht zu merkenden Zugangscode zu wählen, damit es für die Eltern einfach ist, sich anzumelden, wie zum Beispiel der Name der Schule gefolgt vom Jahr (z.B. „Schulname2024“).
- Speichere die Auftragseinstellungen.
- Optional kannst du einen QR-Code für die Anmeldung zum Fototag herunterladen, den du für Flyer oder Poster verwenden kannst.
- Neu: Unterhalb des Registrierungscodes findest du jetzt zusätzlich einen praktischen Schnell-Login-Link, mit dem Eltern das Registrierungsformular für den Auftrag mit nur einem Klick öffnen können.
Wichtig: Dieser Link wird nur für Aufträge unterstützt, die den neuen Shop nutzen.
Profi-Tipp:
Wenn du in der Fotoverwaltung manuell Alben mit den Namen der Gruppen/Klassen/Teams anhand der Spalte „Gruppe“ in der Namensliste erstellst, können deine Kund:innen im Registrierungsformular die richtige Auswahl in einem Dropdown-Menü treffen. Andernfalls müssen die Kund:innen den Gruppennamen manuell im Formular eingeben, was zu Duplikaten führen kann, wenn Kund:innen alternative Schreibweisen verwenden.
Wenn du noch den alten Shop nutzt, benenne deine erste Gruppe bitte „Gruppe auswählen“ oder passend zur Art des Auftrags, damit den Kund:innen klar ist, dass sie eine Gruppe auswählen müssen, sonst könnten sie es übersehen.
Im neuen Shopdesign brauchst du kein zusätzliches Album zu erstellen, damit die Gruppenauswahl angezeigt wird – die Option erscheint dort automatisch als „Gruppe auswählen“, sobald in der Fotoverwaltung Alben existieren.
Unter Die Eltern können sich anmelden für: kannst du den Eltern die Möglichkeit geben, sich vorab für Einzel-, Gruppen-/Klassen-/Teamfotos und/oder Familien-/Geschwisterfotos anzumelden. Beachte, dass du auch für Gruppenfotos die Einwilligung der Eltern aller auf dem Gruppenfoto abgebildeten Kinder benötigst.
Du findest zudem die Optionen Familienfotos, Geschwisterfotos, Familien-/Geschwisterfotos und Freundschaftsbilder.
Optional: Sobald du eine dieser Optionen (Familienfotos, Geschwisterfotos usw.) auswählst, kannst du einen Link zu deinem Terminplanungstool hinterlegen (z.B. Calendly, Termin-online-buchen, Doodle usw.). Wichtig ist, dass die Kund:innen das Kästchen für Einzelbilder und Familienfotos anklicken, damit sie den Link zu deinem Terminplanungstool sehen.
Aktuell ist es nicht möglich, das Terminplanungstool nur für Einzelbilder hinzuzufügen, aber wir arbeiten an dieser Verbesserung.
Shopansicht alter Shop und neuer Shop
- Sobald sich deine Kund:innen angemeldet haben, wirst du eine Zunahme der Anmeldungen sehen, und du kannst auf „Gesamte Liste anzeigen“ klicken, um zu überprüfen, wer sich registriert hat. Deine Kunden erhalten ihrerseits eine automatisch generierte Bestätigungs-E-Mail. Bitte beachte, dass diese von unserem System erstellt wird und daher nicht individuell angepasst werden kann. Es ist eine gute Idee, eine bestimmte Anzahl zusätzliche QR-Karten einzutragen, falls du mehr für das Personal, Gruppen, Geschwister usw. benötigst.
Die Registrierungsliste lässt sich editieren oder exportieren, inklusive der E-Mail-Adressen, die angegeben wurden.
Mit dem gewählten Zugangscode zur Anmeldung und deiner Shop-URL – oder einfacher: mit dem Schnell-Login-Link können deine Kund:innen nun die Anmeldung vornehmen.
- Wenn deine Kund:innen das Formular ausgefüllt und auf Jetzt anmelden geklickt haben, werden diese Daten automatisch zu einer Namensliste im Fotoauftrag und zu den QR-Karten, die generiert werden sollen, hinzugefügt. Die QR-Karten können dann wie üblich innerhalb deines Fotoauftrags erstellt werden. Den Eltern wird mit „Klicken Sie hier für mehr Infos“ im Anmeldeformular der Einwilligungstext (DSGVO-konform) angezeigt.
Der Link „Für alle Infos zum Datenschutz hier klicken“ im Einwilligungstext führt zu deiner im Konto hinterlegten Datenschutzerklärung. Du kannst diese hier einsehen und verwalten: Online-Shop > Datenschutzerklärung.
⚠ Wichtig: Mit der Anmeldungsliste sollten keine Schülerausweise (SAW) erzeugt werden. Schülerausweise benötigen Daten, die bei der Online-Anmeldung nicht abgefragt werden (z. B. Geburtsdatum) und für die Verwendung der SAW-Exportfunktion sollte zudem die Bezeichner-Spalte in der Namensliste verfügbar sein. Diese wird bei der Online-Anmeldung nicht erzeugt.Falls du Schülerausweise erzeugen möchtest, verwende bitte die Funktion „QR-Tagging - mit Namensliste“ und lade dort vor der Generierung der QR-Karten die entsprechende Namensliste hoch.
- Nach dem Anmeldezeitraum: Wechsle auf der Haupt-Einstellungsseite deines Foto-Auftrags die Tagging-Methode von „QR-Tagging - Anmeldung zum Fototag“ zu „QR-Tagging - mit Namensliste“:
Jede Person wird nun nur einen Eintrag auf der Namensliste haben, und du kannst nun die QR-Karten generieren, oder die Entagged-Funktionen zum Taggen der Fotos nutzen. Auf den QR-Karten wird angezeigt, ob für die jeweilige Person eine Einwilligung zu Einzelfotos (I), Gruppenfotos (G) und Familienfotos (F) vorliegt – vorausgesetzt, du hast diese Optionen im Rahmen der Registrierung abgefragt. Wir arbeiten derzeit daran, diese Kennzeichnungen künftig auch in der Entagged-App bereitzustellen. Aktuell sind sie ausschließlich auf den physischen QR-Karten verfügbar.
Falls du eine Person manuell der Anmeldeliste hinzufügen möchtest, stelle die Tagging-Methode Anmeldung zum Fototag in den Auftragseinstellungen kurz um auf QR-Tagging mit Namensliste. Klicke dann auf Namen verwalten, um die fehlende Person hinzuzufügen.
Falls du die E-Mail-Adresse der Eltern hast, nutze einfach das Anmeldeformular, um die fehlende Person zum Auftrag hinzuzufügen.
Wenn du während der Anmeldephase für den Fototag eine (teilweise) Namensliste erhältst und die Anmeldung offen bleiben soll, warte bis zum Ende der Anmeldephase und wechsle dann zu „QR-Tagging mit Namensliste“. Nutze anschließend die Option „Eine andere Namensliste hochladen“. Andernfalls kannst du nicht zwischen von Eltern registrierten und gelisteten Teilnehmenden unterscheiden.
FAQs
Wie geht das System mit doppelten Anmeldungen für dasselbe Kind um?
Verhalten im alten Shop:
Jede Anmeldung erstellt einen Eintrag in der Registrierungsliste. Doppelte Einträge haben dieselbe Child-ID und werden zur besseren Erkennung rot hervorgehoben.
Sobald der Auftrag auf QR-Tagging mit Namensliste umgestellt wird, werden alle doppelten Einträge zu einer einzigen Person zusammengeführt. Alle zugehörigen Zugangscodes und E-Mail-Adressen bleiben erhalten. Pro Kind wird nur eine QR-Karte erstellt, was einen reibungslosen Ablauf sicherstellt.
Verbessertes Verhalten im neuen Shop:
Wenn Kund:innen ein Kind registrieren, das bereits im System erfasst ist, wird die bestehende Registrierung automatisch erkannt. Jeder Kunde erhält eine Bestätigung der erfolgreichen Registrierung. Dabei entstehen keine doppelten Einträge in der Registrierungsliste. Das Kind behält einen einzigen Zugangscode, und alle neu eingegebenen Elterndaten werden diesem bestehenden Zugangscode hinzugefügt.
Wo kann ich den Code für die Registrierung finden, nachdem ich ihn erstellt habe?
Der Code erscheint auf deiner Seite mit den Auftrags-Einstellungen. Solltest du den Auftrag bereits auf QR Tagging mit Namensliste umgestellt haben, wechsle die Methode einfach wieder zur Anmeldung zum Fototag (du brauchst hier nicht auf Einstellungen speichern zu klicken), anschließend kannst du den Code wieder einsehen.
Wie kann ich Kinder, die nur für Einzelfotos angemeldet wurden, nachträglich für Gruppen- oder Familienfotos anmelden?
In diesem Fall muss die bestehende Anmeldung gelöscht werden, damit die Eltern das Kind erneut und vollständig korrekt anmelden können. So wird sichergestellt, dass alle Einwilligungen korrekt und bewusst abgegeben werden und keine unbeabsichtigten Änderungen entstehen.
So löschst du eine Anmeldung:
- Öffne die Anmeldungsliste.
- Klicke beim entsprechenden Kind auf Aktionen
- Wähle Bearbeiten
- Klicke unten links auf Löschen.
Nach der Löschung können die Eltern das Kind erneut anmelden und dabei die gewünschten Fotooptionen, wie Gruppen- oder Familienfotos, korrekt auswählen und bestätigen.
Wo kann ich sehen, für welche Fotos die Kinder angemeldet wurden?
- Wenn die Methode des Auftrags noch auf QR-Tagging - Anmeldung zum Fototag ist, klicke auf Gesamte Liste anzeigen. Du kannst dann für jede Anmeldung sehen, welcher Fototyp gewählt wurde.
- Wenn du den Auftrag bereits auf QR-Tagging mit Namensliste umgestellt hast, klicke im Auftrag auf den Reiter Personen und lade dann die Namensliste herunter. Die exportierte Datei enthält Spalten für jeden Fototyp und zeigt jeweils „Ja“ oder „Nein“ an.
- Zudem zeigt die QR-Karte jedes Kindes neben dem Namen an, für welchen Fototyp („I“, „G“ und/oder „F“) das Einverständnis der Eltern vorliegt.
Zusammenfassung
Die Voranmeldung ermöglicht eine einfache Erfassung der elterlichen Zustimmung vor und am Fototag, erstellt automatisch eine Liste für die Generierung von QR-Karten und die Handhabung von Schülerdaten. Sie vereinfacht die Organisation, indem sie einen Zugangscode zur Anmeldung sowie optionale Termine für Familienfotos einrichtet, und verbessert den Workflow durch einen vereinfachten Ansatz zur Erfassung der notwendigen Informationen und Vorbereitung auf den Fototag.
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