Die Anmeldung für den Fototag

Überblick

Die Registrierung zum Fototag bietet dir die Möglichkeit, die Erlaubnis der Eltern für die Aufnahme von Fotos ihrer Kinder vor dem Fototermin zu erhalten (DSGVO-konform). Zusätzlich erstellt diese Funktion automatisch eine Namensliste aus den angemeldeten Personen (Kinder, Schüler:innen) und Informationen, die nützlich für die Generierung der QR-Karten und für den Export von Schülerdaten ist.

Einrichtung

1. Wenn du einen neuen Fotoauftrag erstellst, wähle QR-Tagging - Anmeldung zum Fototag im Dropdown-Menü unter dem Punkt Methode wählen im Reiter der Einstellungen deines Fotoauftrags. Wenn du diese Option nicht siehst, stelle sicher, dass das Kästchen Zugangscode für jede Person bei Zugangsart ausgewählt ist (Punkt 1).
2. Dann solltest du in der Lage sein, die Anmeldefrist (bis zu sieben Tage vor dem Fototag) und den Zugangscode zur Anmeldung festzulegen.
   
3. Wenn du deinen Fototermin über mehrere Tage staffelst, gib die Anzahl der Tage im Feld Länge der Fototage an.
4. Wir empfehlen, einen leicht zu merkenden Zugangscode zu wählen, damit es für die Eltern einfach ist, sich anzumelden, wie zum Beispiel der Name der Schule gefolgt vom Jahr (z.B. „Schulname2024“).

     Profi-Tipp:

   Wenn du manuell Alben mit den Namen der Gruppen/Klassen/Teams, basierend auf der Spalte „Gruppe“ in der Namensliste erstellst, können deine Kund:innen einfach die richtige Auswahl in einem Dropdown-Menü treffen. Andernfalls müssen die Kund:innen den Gruppennamen manuell eingeben, was zu Duplikaten führen kann, wenn Kund:innen alternative Schreibweisen verwenden. Benenne deine erste Gruppe einfach „Gruppe auswählen“, damit den Kund:innen klar ist, dass sie eine Gruppe auswählen müssen, sonst könnten sie es übersehen.  

   

   

5. Unter Die Eltern können sich anmelden für: kannst du den Eltern die Möglichkeit geben, sich vorab für Einzel-, Gruppen-/Klassen-/Teamfotos und/oder Familien-/Geschwisterfotos anzumelden. Für Familien-/Geschwisterfotos findest du folgende Optionen:
   
   Optional: Sobald du eine dieser Optionen (Familienfotos, Geschwisterfotos usw.) auswählst, kannst du einen Link zu deinem Terminplanungstool hinterlegen (z.B. Acuityscheduling, Calendly, Termin-online-buchen, Doodle usw.). Wichtig ist, dass die Kund:innen das Kästchen für Einzelbilder und Familienfotos anzukreuzen, damit sie den Link zu deinem Terminplanungstool sehen. 

   Zu diesem Zeitpunkt ist es nicht möglich, das Terminplanungstool nur für Einzelbilder hinzuzufügen, aber wir arbeiten an dieser Verbesserung. 

   

6. Sobald sich deine Kund:innen angemeldet haben, solltest du eine Zunahme der Anmeldungen sehen, und du kannst auf „Gesamte Liste anzeigen“ klicken, um zu überprüfen, wer sich registriert hat. Deine Kunden erhalten ihrerseits eine automatisch generierte Bestätigungs-E-Mail. Bitte beachte, dass diese von unserem System erstellt wird und daher nicht individuell angepasst werden kann. Es ist eine gute Idee, eine bestimmte Anzahl zusätzliche QR-Karten für diejenigen einzutragen, die sich vergessen anzumelden oder falls du mehr für das Personal, Gruppen, Geschwister usw. benötigst. 

   

   Diese Liste lässt sich editieren oder exportieren, inklusive der E-Mail Adressen, die angegeben wurden. Damit hat man z.B. die Möglichkeit die Eltern der Kinder in E-Mail Kampagnen außerhalb unseres Systems zu informieren oder zu kontaktieren, wenn dies gewünscht ist:
   

7. Mit dem gewählten Zugangscode zur Anmeldung können sich deine Kund:innen nun von deinem Online-Shop aus anmelden und ihre Daten eingeben, wie ihre E-Mail, den Namen ihres Kindes/ihrer Kinder und die Klasse/Gruppe, in der diese sind.

8. Wenn deine Kund:innen das Formular ausgefüllt und auf Jetzt anmelden geklickt haben, werden diese Daten automatisch zu einer Namensliste im Fotoauftrag und zu den QR-Karten, die generiert werden sollen, hinzugefügt. Die QR-Karten können dann wie üblich innerhalb deines Fotoauftrags erstellt werden. Den Eltern wird mit "Klicken Sie hier für mehr Infos" im Anmeldeformular der Einwilligungstext (DSGVO-konform) angezeigt.
   ⚠ Wichtig: Mit der Anmeldungsliste sollten keine Schülerausweise (SAW) erzeugt werden. Schülerausweise benötigen in der absoluten Mehrheit Daten, die bei der Online-Anmeldung nicht abgefragt werden (z. B. Geburtsdatum) und für die Verwendung der SAW-Exportfunktion sollte zudem die Bezeichner-Spalte in der Namensliste verfügbar sein. Diese wird bei der Online-Anmeldung nicht erzeugt.

   Falls Sie Schülerausweise erzeugen möchten, verwenden Sie bitte die Funktion "QR-Tagging - mit Namensliste" und laden dort vor der Generierung der QR-Karten die entsprechende Namensliste hoch.

9. Wechsle auf der Haupt-Einstellungsseite deines Foto-Auftrags die Tagging-Methode von „QR-Tagging — Anmeldung zum Fototag“ zu „QR-Tagging — mit Namensliste“:
   Jede Person wird nun nur einen Eintrag auf der Namensliste habe, und du kannst nun die QR Karten generieren, oder das Entagged Gerät zum Taggen der Fotos nutzen.

Falls du eine Person manuell der Anmeldeliste hinzufügen möchtest, stelle die Tagging-Methode Anmeldung zum Fototag in den Auftragseinstellungen kurz um auf QR-Tagging mit Namensliste. Klicke dann auf Namen verwalten, um die fehlende Person hinzuzufügen. 

Falls du die E-Mail-Adresse der Eltern hast, nutze einfach das Anmeldeformular, um die fehlende Person zum Auftrag hinzuzufügen. 

Zusammenfassung

Die Voranmeldung ermöglicht eine einfache Erfassung der elterlichen Zustimmung vor dem Fototag, erstellt automatisch eine Liste für die Generierung von QR-Karten und die Handhabung von Schülerdaten. Sie vereinfacht die Organisation, indem sie einen Zugangscode zur Anmeldung und optionale Termine für Familienfotos einrichtet, und verbessert den Fotografieprozess durch einen vereinfachten Ansatz zur Erfassung der notwendigen Informationen und Vorbereitung auf den Fototag.