Fotoauftrag versehentlich gelöscht? So erstellst du ihn neu und generierst neue Zugangscodes.

Inhalt

• Inhalt
• Warum Zugriffscodes gelöschter Fotoaufträge nicht wiederverwendet werden können
• So erstellst du deinen Fotoauftrag mit neuen Zugriffscodes
  • Option 1: Du verwendest keine Namensliste
  • Option 2: Du hast eine Namensliste
  • Option 3: Mit neuen Zugriffscodes neu beginnen
• Kund:innen über die neuen Zugriffscodes informieren
• FAQ
• Zusammenfassung

Inhalt

Dieser Artikel erklärt, was du tun kannst, wenn du einen Fotoauftrag in fotograf.de/GotPhoto versehentlich löschst, nachdem du ihn fotografiert hast. Da Zugriffscodes dauerhaft mit dem ursprünglichen Fotoauftrag verknüpft sind, können sie nach dem Löschen nicht erneut verwendet werden. Im Folgenden erfährst du, warum das passiert und welche Workarounds du nutzen kannst, um deinen Fotoauftrag neu zu erstellen und neue Zugriffscodes zu generieren, damit deine Bilder wie vorgesehen geteilt und bestellt werden können.

Warum Zugriffscodes gelöschter Fotoaufträge nicht wiederverwendet werden können

Zugriffscodes sind eindeutige Codes, die strikt mit dem jeweiligen Fotoauftrag verknüpft sind, für den sie ursprünglich erstellt wurden. Wenn du einen Fotoauftrag löschst, können die zugehörigen Codes nicht erneut verwendet werden. 

• Fotoauftrag-Abhängigkeit: Zugriffscodes sind dauerhaft mit der Datenbank des ursprünglichen Fotoauftrags verknüpft.
• QR-Code-Einschränkungen: Wenn du bereits QR-Karten gedruckt oder Codes verteilt hast, funktionieren diese physischen Karten nicht für einen neuen Fotoauftrag.
• Systemsicherheit: Wenn Codes erneut verwendet werden, zeigt die Plattform die Bilder im Onlineshop nicht wie vorgesehen an. Dies dient der Sicherstellung der Datenintegrität.

So erstellst du deinen Fotoauftrag mit neuen Zugriffscodes 

Option 1: Du hast im Original-Auftrag keine Namensliste verwendet

Wenn du normalerweise ohne Namensliste fotografierst und stattdessen blanko QR-Karten oder manuelles Tagging nutzt, gehe wie folgt vor:

1. Erstelle einen neuen Fotoauftrag auf der Plattform.
2. Lade unsere Metadaten-Vorlage herunter unter Frühere Aufträge mit Metadaten-Upload importieren (ohne QR‑Tagging).
3. Öffne die Vorlage in deiner bevorzugten Bearbeitungssoftware (z. B. Excel oder Google Sheets).
4. Füge die Namen der Personen und Kontaktinformationen in die entsprechenden Felder ein, wenn du diese Informationen auf den blanko QR Karten die du fotografiert hast,  notiert hast.
   • Wenn du die Namen der Personen nicht kennst, trage in der Metadataen Namenliste für jede einzelne Person eindeutige Platzhalternamen in die Felder für Personendaten eintragen.
     • Beispiel: Vorname: 1 Nachname: 1; Vorname 2 Nachname 2; usw. 
5. Suche die Spalte Zugangscode
6. Füge die Zugriffscodes deines Originalauftrags in diese Spalte ein. Ändere die Codes, indem du am Anfang oder Ende des Codes beispielsweise das aktuelle Jahr oder die Schulinitialen ergänzt. verwende keine Sonderzeichen oder Leerzeichen.
   • Beispiel: Ändere abc123 zu abc1232026. 
7. Speichere diese angepasste Tabelle lokal und folge den restlichen Schritten in unserem Metadatenartikel, um deine Bilder in den neuen Fotoauftrag hochzuladen.
8. Sobald deine Liste erfolgreich importiert wurde, haben alle Personen neue Zugriffscodes, die sie mit dem neuen Fotoauftrag verbinden.

Option 2: Du hast eine Namensliste

Nutze diese Methode, wenn du noch über deine ursprüngliche Namensliste (CSV- oder Excel-Datei) verfügst, die die Personen- und Kontaktdaten enthält, die dir von der Organisation bereitgestellt wurden. Du kannst diese Methode auch verwenden, wenn du zuvor den Export der Namensliste aus dem gelöschten Fotoauftrag heruntergeladen hast. Am effizientesten ist es, unseren Metadaten-Workflow zu nutzen, um deine ursprüngliche Namensliste mit den Personendaten in unsere Metadaten-Vorlage zu übertragen.

1. Erstelle einen neuen Fotoauftrag auf der Plattform.
2. Lade unsere Metadaten-Vorlage herunter.
3. Öffne deine Tabelle in deiner bevorzugten Bearbeitungssoftware (z. B. Excel oder Google Sheets).
4. Füge deine Personendaten und Kontaktinformationen in die entsprechenden Felder ein.
5. Suche die Spalte Zugangscode.
6. Passe die vorhandenen Codes an, indem du am Anfang oder Ende des Codes beispielsweise das aktuelle Jahr oder die Schulinitialen ergänzt. Bitte verwende keine Sonderzeichen oder Leerzeichen.
   • Beispiel: Ändere abc123 zu abc1232026.
7. Speichere die angepasste Tabelle und lade sie anschließend im Bereich der Fotoverwaltung in deinen neuen Fotoauftrag hoch.
8. Sobald deine Liste hochgeladen und die Galerien aktiviert sind, haben die Personen neue Zugangsscodes.

Option 3: Mit neuen Zugangscodes starten 

Nutze eine der folgenden Methoden, wenn es für dich und die Organisation akzeptable ist, mit frischen Zugangscodes zu starten. Diese Methoden nutzen unseren Workflow für manuelles Tagging mit Bulk-Tagging-Schritten oder für die Verwendung von QR-Karten mit neuen Zugangscodes.

Manuelles Tagging mit Bulk-Tagging-Schritten

1. Erstelle einen neuen Fotoauftrag auf der Plattform.
2. Wähle die Tagging-Methode „Manuelles Tagging“ und speichere die Einstellungen.
3. Erstelle ein Album in deinem Reiter „Photo Management“.
4. Lade deine Bilder in dieses Album hoch.
5. Folge unserer Bulk-Tagging-Methode im Artikel: Frühere Aufträge mit Metadaten-Upload importieren (ohne QR‑Tagging)
6. Sobald du erfolgreich einen zufälligen Zugangscodes  zum ersten Bild jeder Person hinzugefügt hast, aktiviere die Zugriffscodes, um deine Galerien zu erstellen.
7. Nun haben deine Motive neue Zugangscodes , die sie mit dem neuen Fotoauftrag verbinden, da die Zugriffscodes eindeutig sind.

Komplett neu beginnen

1. Nutze unsere Standard Namenslisten-Vorlage, indem du deine Tabelle in deiner bevorzugten Bearbeitungssoftware öffnest (z. B. Excel oder Google Sheets).
2. Trage Personendaten und Elterndaten in die entsprechenden Felder ein, sofern du diese hast. Wenn du keine Motivdaten hast, erstelle für jede einzelne Person Platzhalternamen.
   • Beispiel: Vorname:  1;  Nachname: 1;  Vorname 2, Nachname 2; usw. 
3. Speichere die Tabelle unter einem anderen Namen als deine vorherige Tabelle und erstelle einen neuen Fotoauftrag auf der Plattform.
4. Lade deine Namensliste in den Fotoauftrag hoch und lasse das System Zugangscodes  erstellen.
5. Generiere QR-Karten, konvertiere das QR-Karten-PDF in JPG-Dateien und lade anschließend alle Bilder (einschließlich der QR-Karten-JPGs) in ein Album hoch.
6. Nachdem du überprüft hast, dass die QR-Karten und Bilder korrekt sortiert sind, aktiviere die Zugangscodes.
7. Nun haben alle Personen neue Zugangscodes.

Kund:innen über die neuen Zugangscodes informieren

Wenn Codes aktualisiert werden, ist es wichtig, dass Eltern und Organisationen über die neuen Zugangscodes informiert werden, um Login-Probleme zu vermeiden. Wähle eine der folgenden Optionen, je nachdem, welche Informationen dir vorliegen.

1. Keine Kontaktdaten vorhanden: Informiere die Organisation, damit sie weitergibt, dass sich Kund:innen mit dem QR-Code auf der Karte anmelden können, unter Berücksichtigung der Änderung, die du am Anfang oder Ende ihres Zugangscodes  vorgenommen hast.
2. Einige Kontaktdaten vorhanden: Informiere die Organisation, damit sie das Update über ihre internen Kanäle weitergibt, und nutze eine automatisierte Kampagne für die Kontakte, für die du Informationen hast.
   • Für Schritt 1 und 2 kannst du auch Kontaktabzüge generieren, die du der Organisation übergibst, damit sie diese an Eltern weiterleiten kann.
3. Alle Kontaktdaten vorhanden: Nutze eine automatisierte Kampagne im neuen Fotoauftrag, um Mitteilungen an deine Kund:innen zu senden, einschließlich Informationen zu den neuen Zugangscodes, indem du die Nachricht in deiner ersten E-Mail zu etwas wie „Ihre Fotos sind wieder verfügbar“ anpasst.

FAQ

Kann ich Verkaufsstatistiken noch sehen, wenn ich einen Fotoauftrag lösche, der aktive Bestellungen hatte?
Ja. Um die Statistiken für den gelöschten Fotoauftrag zu sehen, klicke im linken Menü auf „Statistik“ und dann auf „Auftragsabgleichsbericht“. Gib den Zeitraum des gelöschten Fotoauftrags ein und generiere einen Bericht. Den generierten Bericht findest du im Reiter „Statistikexporte“, wo du über „Aktionen“ den Download starten kannst. Unter Bestellungen > Rechnungen kannst du zudem auch weiterhin für deine Buchhaltung die entsprechenden Rechnungen herunterladen. 

Zusammenfassung

Sobald ein Fotoauftrag gelöscht wird, werden seine Zugangscodes dauerhaft deaktiviert. Verwende daher keine Zugangscodes oder QR-Karten aus gelöschten Fotoaufträgen, da dies zu Fehlern führen wird. Für einen reibungslosen Ablauf solltest du für jeden neuen Fotoauftrag jeweils einen neuen Satz eindeutiger Zugangscodes erstellen.