Reklamationen / Anfragen deiner Kund:innen eingeben und verwalten

Inhalt

• Überblick
• Navigation
• Eine Reklamation einreichen
• Auf eine Reklamation antworten
• Eine Reklamation im Namen einer Kund:in einreichen
• Zusammenfassung

Überblick

Reklamationen sind nie angenehm, aber sie gehören zur Realität – auch in der Kindergarten- und Schulfotografie. Ein professioneller Umgang mit Beschwerden kann das Vertrauen deiner Kund:innen stärken. Das integrierte Reklamationsmanagement in deinem fotograf.de/GotPhoto-Konto hilft dir, diese effizient zu bearbeiten. Mehr dazu findest du auch in unserem Webinar zum Thema Reklamationen.

Navigation

Alle Informationen zur Reklamation – von der ursprünglichen Bestellung über die Bearbeitung bis zur Lösung – sind zentral gespeichert. Das System ist mit den Laboren verbunden, sodass du laborspezifische Probleme direkt weiterleiten kannst.

Gehe zu Bestellungen > Anfragen, um Kundenreklamationen einzusehen.

Eine Reklamation einreichen

Kund:innen können direkt auf der Bestellstatusseite eine Reklamation einreichen, indem sie auf Reklamation melden klicken:

Folgende Felder sind erforderlich:

1. Welche Produkte werden reklamiert.
2. Grund für die Reklamation.
3. [Optional] Anhänge wie Fotos beschädigter Produkte.
4. Kommentar zur genaueren Beschreibung des Problems.

Nach dem Klick auf „Senden“ wird die Reklamation sichtbar. Sie erscheint auf der Bestellstatusseite – zunächst als Offen, nach Antwort als Geschlossen.

Auf eine Reklamation antworten

So antwortest du auf eine Reklamation:

1. Gehe zu Bestellungen > Anfragen.
2. Klicke auf Bestellung öffnen, um die Reklamation zu sehen.

Auf der Bestellübersichtsseite klicke auf Reklamation bearbeiten:

Beachte beim Ausfüllen der Antwortmaske:

1. Markiere den Status als Geschlossen, wenn erledigt.
2. Aktiviere das Kästchen, wenn die Antwort für die Kund:in sichtbar sein soll.
3. Formuliere deine Antwort im Kommentarfeld.
4. [Optional] Füge Anhänge hinzu.
5. Wähle, an wen du antwortest oder ob du weiterleitest.

Nach dem Versand ist deine Antwort sofort für berechtigte Nutzer:innen sichtbar.

Eine Reklamation im Namen einer Kund:in einreichen

Wenn dich ein:e Kund:in bittet, eine Reklamation einzureichen, gehe folgendermaßen vor:

1. Kläre die Reklamation so genau wie möglich.
2. Melde dich in deinem fotograf.de/GotPhoto-Konto an, öffne die betreffende Bestellung.
3. Klicke auf den roten Button Reklamation melden.
4. Fülle das Formular aus und klicke auf Absenden.

Zusammenfassung

Das Reklamationsmanagement bei fotograf.de/GotPhoto ermöglicht dir, Beschwerden professionell und zeitsparend zu bearbeiten. Es stellt sicher, dass du schnell und nachvollziehbar reagieren kannst – für mehr Vertrauen und Kundenzufriedenheit.